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多くの企業がリモートワークやハイブリッドワークモデルに移行する中、従来の長期賃貸型オフィスの需要は激減しているようです。
『Financial Times ファイナンシャルタイムス』の調査によると、2022年の英国でのオフィス面積は、過去20年間で最も速いペースで縮小しているといいます。パンデミックの影響で新規建設が遅れた他、リモートワークやハイブリッドワークモデルが主流になり、コロナ前の半分しか埋まっていないオフィスを企業が縮小しているためです。多くの企業が新しい働き方に適応する中で、オフィスを持たずに事業を継続するための代替策を模索しているのです。
フレキシブルオフィスをオンデマンドで予約できるバーチャルオフィスは、効果的なソリューションです。バーチャルオフィスは、通常オフィスを利用する際に必要になる高額の賃貸料や多くのスタッフを必要とせず、都心の一等地の住所を利用でき、秘書代行サービスなどを受けることができます。
バーチャルオフィスの運用を成功させるために必要なステップを、「設置編」「運用編」「従業員編」に分けてご紹介します。
バーチャルオフィスを設置する前に自社のビジネスニーズを把握し、どのようなプランが適しているかを理解しましょう。たとえば、顧客と定期的に会う予定がある会社なら、住所利用や郵便物受け取りサービスだけでなく、必要な時にオフィスにアクセスできるプランがお勧めです。
バーチャルオフィスでは、採用プロセスにおいて地理的な制約を受けることがありません。より多くの人材にアクセスできるようになり、最適な候補者を選ぶことができます。
人事、営業、マーケティングなど、どの部署のどのようなスキルを持った人材を採用する必要があるか、また、人材紹介会社に依頼するのか、それとも自社で採用活動を行うのかなど、採用プロセスも検討してみましょう。より厳選された人材の中から、あなたの会社の成功に必要なスキルセットや経験、意欲を持ったスタッフを採用することができるでしょう。
リモートワークのデメリットのひとつは、オフィスの住所を持てないことです。バーチャルオフィスでは、登録したビジネスセンターの住所を使用することができ、郵便物の受け取りや転送サービスの利用が可能です。郵便物を自分で受け取りに行く必要がある場合は、よく利用する駅の近くや、自宅からアクセスの良いビジネスセンターを選ぶとよいでしょう。
プロフェッショナルなビジネスイメージを維持するために、従業員には会社のメールアドレスを提供しましょう。会社の信頼性を高めるだけでなく、社員が個人的なメールアドレスで会社の連絡事項を管理する必要がなくなるため、適切なワークライフバランスを維持することができます。
自社のウェブサイトを持つことは、取引先や顧客からの信頼度アップにつながります。バーチャルオフィス利用者は、名刺や法的文書はもちろん、自社ホームページにも登録された住所を使用することができます。
ビジネスの種類によっては、オフィスや会議室が月に何度か利用できるサービスや、電話代行・郵便物受け取りサービスなど、オプションサービスの利用も検討しましょう。また、以下のようなツール利用も検討してみてください。
●コミュニケーションツール
SlackやMicrosoft Teamsといったビジネスチャットやビデオ会議ができるツール。離れた場所で仕事をするチームメンバーがうまくコミュニケーションを取り、業務を円滑に進めるために必要なテクノロジーの導入を考えてみてください。
●プロジェクト管理ツール
チームメンバー個々のタスクが滞りなく進むようサポートする、プロジェクト管理ツールの導入もお勧めです。こうしたツールは、自分のタスク管理だけでなく、チームで働く他のメンバーの仕事の進捗を確認することもできます。
バーチャルオフィスを利用する企業では物理的なオフィスを持たないため、従業員はリモートワークが中心になります。業務を円滑に進めるためには、社内のコミュニケーションやコラボレーショの促進が鍵となります。
マネージャーはチームメンバーと定期的に連絡を取り合い、ビデオ会議ソフトを使ってスタンドアップミーティングを行うなど、コミュニケーションチャネルをオープンにしましょう。ただし、従業員の生産性を低下させるような会議にならないよう注意が必要です。
また、バーチャルオフィスに、コワーキングスペースや時間貸し会議室の利用を組み込むかどうかも、前もって検討しておくと良いでしょう。リモートワークで孤立してしまう従業員が問題視されていますが、直接顔を合わせる機会を設けることによって、モチベーションを高め、精神的な健康状態を維持することができるのです。必要なときに借りることができるオフィススペースを確保しておけば、低コストで簡単にチームをまとめることができます。
● 明確な目標を設定する
効果的なワークフローを構築するためには、明確な目標を設定し、それをもとに業務を進めることが肝要です。ビジネスとして何を達成したいかを決めたら、その目標を実行可能なステップに分解。その上で、各タスクをチームに振り分けていきます。
● テクノロジーを利用する
テクノロジーをうまく利用すれば、多くのプロセスを簡素化することができます。たとえば、カスタマーサービスをアウトソーシングしたり、AI化したりすることで、スタッフは他の業務に集中することができます。
● フィードバックに耳を傾ける
スタッフ、役員、クライアントなど全方向からフィードバックを受けることにより、社内の業務フローを改善することができ、結果的にビジネスの成長を促進することにつながります。
● 必要なインフラと技術を提供する
テクノロジーを効果的に活用することで、プロセスの合理化とオートメーションが可能になり、従業員は生産的かつ効率的に仕事ができるようになります。チームが最大限の力を発揮できるよう、必要なインフラを提供するようにしましょう。
プロジェクト管理ツールや、Slack、Microsoft Teamsなどのメッセージングツールは、チームのつながりを維持するのに役立ちます。これらのツールを組み合わせることにより、タスクの効率的に進み、コミュニケーションが活発化、さらに時間の節約につながり、結果的にはオフィスの生産性を高めることができます。
ビジネスの成功は、スタッフの幸福度に依存します。不幸な従業員は生産性が低く、欠勤も多くなる傾向にあります。
社員が意欲的に仕事に取り組める環境を作るには、ポジティブな企業カルチャーを作り、根付かせることが必要です。バーチャルオフィスでは、チームメンバーの一挙手一投足を細かく管理することなく、必要なサポートを提供しなければなりません。社員が誇りを持って働けるような職場づくりを目指し、彼らの相談や悩みに耳を傾けましょう。
● 説明責任
チームメンバーは、リーダーからの指導を望んでいます。管理職は自らに責任を持ち、間違いがあればそれを認め、部下と同じ基準を自身にも設ける必要があります。
● 問題をオープンにする
職場で問題が発生した際には、素早くきめ細やかな対応が求められます。問題を放置しておくと悪化するだけでなく、職場の環境に悪い影響を与えかねません。
● フィードバックを奨励する
雇用主やチームリーダーには、従業員のフィードバックに耳を傾け、それを取り入れる柔軟性が求められています。定期的にチームメンバーと1 on 1のビデオ通話を行い、彼らの提案や懸念事項をヒアリングする機会を設けるのもその手段の一つです。
バーチャルオフィスでは、利用者がシームレスな業務を実現するために、様々な付加サービスを提供しています。
● 電話転送サービス
登録したビジネスセンターの受付担当者が、お客様宛ての電話に対応します。電話応対をアウトソーシングすることにより、ビジネスの核となる業務に集中することができます。
● 郵便物受け取り
登録されたビジネスセンターで、郵便物の受け取りサービスを提供します。必要に応じて転送することもできるようになります。
リージャスのバーチャルオフィスは、お客様のビジネスニーズに合わせて「バーチャルオフィス・プラス」「バーチャルオフィス」「メールボックス・プラス」「テレフォンアンサリング（電話代行）」の4つのプランから選ぶことができます。
【リージャスのバーチャルオフィスプラン】
チームメンバーとの良好な関係を維持し、トラブルを回避するためには、一人ひとりが他人の話に耳を傾けることが必要です。バーチャルで行われるミーティングでは、同僚が話しているのを決して遮らず、見下すような発言や恩着せがましい発言も控えましょう。
決められたミーティング以外の時間に、チームの他のメンバーとビデオ通話をする（コーヒーを飲みながらカジュアルな会話をする機会を設けるなど）ことをお勧めします。
在宅ワークをする際には、専用のワークスペースの設置が不可欠です。ソファやベッドなど楽な場所で仕事をするクセがついてしまうと、心の健康を害するだけでなく、生産性にも悪影響を及ぼします。
チームメンバーが近くに住んでいるのであれば、たまには対面でのミーティングを企画するのもよいでしょう。他のメンバーを直接知る機会を設けることで、仲間とのつながりが強まります。
リモートワークを成功させるもうひとつの鍵は、毎日守るべきスケジュールを自分で設定することです。仕事の分量を管理できるだけでなく、健全なワークライフバランスを維持することができます。
バーチャルオフィス開設の準備はできていますか？ バーチャルオフィスがあなたのビジネスにどのようなメリットをもたらすか、今すぐお問い合わせください。
Original Source：
-Regus.com
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
