企業の事業継続計画（BCP）とオフィス選びの深い関係

20.07.20

 

地震大国と呼ばれる日本。大型台風の発生や集中豪雨による水害のニュースも多く目にする昨今、オフィスにおける災害対策の見直しが、今一度重要視されています。
なんらかの災害にみまわれたとき、重要業務を維持できる、また迅速な再開ができるか否かは、企業の信頼度を大きく左右します。企業の災害対策の要とも言える、オフィス選びについて、事業継続計画（BCP）の観点から考えてみましょう。

 

目次
１．オフィスビルの堅牢さと危機管理：あると安心の大手不動産ビルスペック
―地震対策で気になる「建物の強さ」
―維持の体制も知りたい「建物の防災設備」
―業務維持のライフライン「電源確保」
２．オフィスの分散化：「拠点数」と「開設までのスピード感」がポイント
―拠点数
―導入までのスピード感
３．まとめ：事業継続計画（BCP）対策をワークスペースから始めるなら、リージャスのレンタルオフィス

 
 

オフィスビルの堅牢さと危機管理：あると安心の大手不動産ビルのスペック

 

緊急事態発生時においてまず確保すべきは、「社員や資産の安全確保」と「最低限の営業活動維持」でしょう。その際、オフィスビルにおいて重要となることは、堅牢性と危機管理対策です。オフィス選定時に役立つ３つのポイントをご紹介します。

 

地震対策で気になる「建物の強さ」

 

建物の崩壊や破損を防ぐ耐震性は、災害時の備えとしてまずチェックしておきたいポイントの一つです。建築年数により強度の基準に違いがあったことも念頭に、どの程度の災害に耐えうる強度を持っているかを確認しておきましょう。また、揺れを吸収することで建物はもちろんビル内部の損傷も防止する免震構造、専用の装置により地震エネルギーを吸収、揺れを抑えることで被害の縮小が見込める制振構造など、地震に対して有効な技術は日々進歩しており、そうした技術を採用しているオフィスビルもあります。

維持の体制も知りたい「建物の防災設備」

 

災害時に被害の大小を分ける設備はさまざまあります。地震はもちろん、暴風や飛来物による破損時の安全確保にも有効とされる窓ガラスの飛散防止フィルムや揺れによる家具の転倒を防止する措置もその一つですし、防火扉や火災報知器、消火器具や避難経路の確保といった火災用の設備も広く知られています。
こうした設備はその有無だけでなく、管理や維持についての体制も大切なチェックポイントです。器具が古くなっていた、設置の仕方に誤りがあったなどの理由でいざという時に使えないのでは意味がありませんし、通路に物が置かれて防火扉や避難経路が機能しないといったトラブルにより被害が拡大した事例もあるからです。
また建物全体で向上に努めてこそ高い効果が得られる防災用の設備ですが、自社のスペース以外の管理には目が届かないという問題もあります。建物全体を管理し、一定の水準を維持する体制が整っているかを確認しておくと安心です

業務維持のライフライン「電源確保」

 

災害後の安全確保、最低限の業務の維持にもっとも重要視されるものの一つが電源です。非常用発電機の導入による電源の確保の有無、規模を確認しておきましょう。
また同様に重要な課題として挙げられる通信手段確保には、建物への引き込みルートの複数化によるケーブル破損および断線の回避、専用電話やIP電話など回線の多重化によるリスク分散などの対策が有効とされています。

 
 

上記３点から検討してみると良いでしょう。
さらに大手不動産会社では、災害時の危機管理を行う専用のセンターを設けるなど、より質の高い防災対策を謳うオフィスビルを提供する企業も見られます。予算が合えば、大手不動産のビルスペックはBCPの観点において理想的だと言えるでしょう。

 
 

オフィスの分散化：「拠点数」と「開設までのスピード感」がポイント

 

目下の緊急事態が去ったあと、次に行うべきは一刻も早い「ビジネスの復旧」でしょう。そのために、複数の地域にわたって、各チームの人員とオフィスを分散化しておくことが望ましいです。分散型サテライトオフィスを検討する際のポイントと注意点を２つご紹介します。

 

拠点数と役割

 

企業の規模と業種によって変わりますが、分散型サテライトオフィスの展開時には、拠点数と各拠点が果たす役割を明確な意図をもった上で決定することが求められます。特に、有事の際はカスタマーサポート始めとした営業部門が最も稼働率が高いことは容易に想像できます。インフラチームも事業・サービスの維持や復旧を考えると、BCPにおいては優先度が高いチームといえるでしょう。このように、チームごとに優先順位と、地域的に適切な分散が図れているか検討してみましょう。すでに営業所がある場合、BCPの観点から機能的に人員配置を最適化する必要がないか、今一度見直してみることが良いでしょう。

開設までのスピード感

 

分散型サテライトオフィスを開設する際、スピード感も重要といえます。大きな災害が明日起きるかもしれない状況においては、1日でも早く開設した方が良いでしょう。
分散型サテライトオフィスを展開する場合の選択肢としては、賃貸オフィス・事務所、もしくは、レンタルオフィスやコワーキングスペースの活用が考えられます。
賃貸オフィス・事務所、物件選定、契約、レイアウトの決定から業者への備品発注、内装工事など、開設・入居まで6か月程度かかります。また、物件によりますが、初期費用として賃料3～12か月かかります。複数拠点、かつ、大手不動産ビルの物件で展開するのであれば、開設まで膨大な時間と費用がかかることが予想されます。
それに対して、レンタルオフィスやコワーキングスペースであれば、運営会社によって条件の差はありますが、一般的には好立地な大手不動産ビルの一部に、空室状況に応じて短い検討期間で入居することが可能です。また賃貸オフィスと比べると、契約期間は融通がききやすく増床もしやすいので、

 
 

以上のように、分散型サテライトオフィスは拠点数・役割の検討、および、開設までのスピード感に注意しながら戦略的に活用していきましょう。

 
 

まとめ：事業継続計画（BCP）対策をワークスペースから始めるなら、リージャスのレンタルオフィス

 

万が一への備えによる安全性は求めつつも、利便性や賃料など、その他の要素との兼ね合いもあるのがオフィス選び。自社の重要視すべきポイントを見極め、費用対効果の高い物件を見つけたいものです。
少ない初期投資で高度な防災スペックを持つ大手オフィスビルの利用も可能なレンタルオフィスは、費用を押さえて災害対策を強化するという面でも有効な手段と言えるでしょう。
また、国内に170拠点以上展開するリージャスでは、即座に利用可能な別のワークスペースを提供するなどレンタルオフィスならでは強みを活かした「ディザスター・リカバリー（障害復旧サービス）」も展開されています。
地震や火災といった大規模災害時にいち早く業務を再開するための代替オフィスを確保する、停電や交通機関のストライキなど日々起こりうるビジネスの障害に対応できる短時間使用可能なスペースを確保するといったことが可能な対応の柔軟さは、多数の拠点を持つレンタルオフィスならではと言えるのではないでしょうか。

 

合わせて読みたい：
-レンタルオフィス選びの3つのポイント
-レンタルオフィスの検討・契約時に確認しておくべき７つのチェック項目

 

<< 次の記事へ

前の記事へ >>