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目次
１． レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは：「オフィス設備・ワークスペースの有無」と「法人登記・口座開設時の審査の通りやすさ」
２． レンタルオフィスとは？
―メリットとデメリット
―選ぶポイント
―このような方におすすめ＆使いこなし術
３． バーチャルオフィスとは？
―メリットとデメリット
―選ぶポイント
―このような方におすすめ＆使いこなし術
４． まとめ：あなたの理想的なオフィス形態とは？
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは、端的に言うと、オフィス設備・ワークスペースの有無です。さらに、許認可の取得や、法人設立をする場合、法人登記や口座開設時にレンタルオフィスのほうが審査は有利に進む可能性が高いことも特徴です。具体的な内容を見ていきましょう。
レンタルオフィス ３つのポイント：
１．個室 ２．オフィス設備完備 ３．許認可取得・法人登記・口座開設も可能
まず、レンタルオフィスは、事務所に必要なコピー機、シュレッダーといった 備品や固定電話、Wi-fiなど の通信設備があらかじめ備えられた空間となっています。レンタルオフィスの個室タイプは、複数名が同じ空間 で仕事をするシェアオフィス・コワーキングスペースと異なり、個室となっているため、通常の貸事務所とほぼ同等の機能を持っています。その他にも、レンタルオフィスには机や椅子などの備品も含まれ、会議室などの共用設備も利用できます。レンタルオフィスの用途や入居時の会社規模により設備や場所を選定、オプションサービスを追加することで、 より機能的な活用が可能です。
また、許認可の取得や、法人設立時にレンタルオフィスの住所を登記や法人口座開設に利用できることもレンタルオフィスの特徴です。
【メリット】
☑初期費用が安い ☑早い入居とビジネスのスタートが可能
レンタルオフィスには様々なサービスがありますが、一般的に借りる際の保証金や賃料は貸事務所より低く設定されており、初期費用を安く抑えられます。低コストでさまざまな機能を利用できるため、SOHOの利用者も増えてきています。
また、ビジネス環境が整っているので、空室があればすぐに入居ができてビジネスを開始することができます。
【デメリット】
☑他の入居者がいる
他の入居者もいるので、気になる方はオフィス環境やセキュリティの確認をしましょう。ポジティブな面でいうと、レンタルオフィスの運営会社によっては、イベントや交流会を行っているケースもあり、人脈につながることもあります。
合わせて読みたい：
– 起業前に確認！レンタルオフィスのメリット・デメリットとは？
１．立地・賃料 ２．セキュリティ ３．オプションサービス
上記の３つのポイントに絞って比較すると、ニーズにマッチした既存のサービスを探しやすくなります。特に立地・賃料、オプションサービスは運営会社によって差があります。メインのビジネスに全リソースを使いサポート業務をアウトソースしたい、あるいは、自分である程度雑務もこなすからサービスはコンパクトにしたい、出張や打合せが多いのでたくさん拠点があって自由に使えたほうが便利で良い、など働き方に応じて、選択していくと良いでしょう。詳細は以下の記事で取り上げているので、そちらを参考にしてください。
合わせて読みたい：
– レンタルオフィス選びの3つのポイント
– レンタルオフィスの検討・契約時に確認しておくべき７つのチェック項目
【おすすめ】
☑ワークスペースが必要 ☑スムーズにビジネスを始めたい
ワークスペースも必要で、ビジネス環境がまだ整っていない方は、一括で用意が可能なレンタルオフィスが便利でしょう。
【使いこなし術】
☑オプションサービスも重視する
→法人、個人問わず起業時やフリーランス、新しい拠点の開設などビジネスプランに応じて戦略的に活用
意外と見過ごしがちなオプションサービスでビジネスに思わぬ差がつくこともあります。選択肢を多く持てるほうが後々有利に働くこともあることを念頭において検討したほうが良いでしょう。
レンタルオフィス、シェアオフィス・ コワーキングスペースのような「オフィス賃貸」と「バーチャルオフィス」との大きな違いは、実際にオフィスとして利用するか、しないか、という点です。
バーチャルオフィスでは、事業を始める際に必要な住所、電話番号などの基本的な情報だけを借りることができます。業務スペースはないので、レンタルオフィスよりも安価に一等地の住所を借りることができます。しかし、住所を登記に使えない、あるいは、許認可申請に使えなかったり、口座開設の審査が通りにくかったりするケースもある ので、注意が必要です。詳しくはデメリットで解説します。
【メリット】
☑起業や開業するための要素が安く借りられる
住所や固定電話番号といった、名刺や請求書に載せる、口座開設に使うといった、最低限の要素を安く借りることが可能です。
【デメリット】
☑郵便受取までの時間が空く
☑一部の業種（人材紹介業・古物営業など）で営業許可が受けられない
☑法人口座開設の審査がレンタルオフィスと比べると厳しい
バーチャルオフィスを利用する場合、郵便物の受取先として指定するかと思いますが、オフィスに出向き受け取る、あるいは、転送されるまでの時間がかかるため、特に急を要する郵便物が多い方は注意が必要です。
一部の業種では営業の許認可に際して、「事務所（広さ・所在地）に関する要件」が定まっている場合（人材紹介業）や、営業所としてみなされない場合（古物営業）があるので、開業したい業種について事前に調べることをおすすめします。
また、法人設立をする場合は、以下の注意が必要です。
金融機関側に「事務所の実態がない」「会社の事業内容が不明瞭である」などと判断されたりした場合は、法人口座開設の審査が通らない可能性もあります。事業内容の実態を詳細に説明できる資料などをご準備ください。
合わせて読みたい：
– 創業時にメリットの大きいバーチャルオフィス 法人登記や口座開設はできる？
１．住所のブランドレベル ２．オプションサービス
バーチャルオフィスについては、上記の２つのポイントに絞って比較検討すると自分にあったサービスを見つけやすいでしょう。
住所のブランドレベルは、業種によって自社のブランディングや信用力に直結する要素となるので、顧客への影響度を検討した上で決定していくと良いでしょう。
オプションサービスは、運営会社ごとに大きく変わります。電話/郵便物受取・転送サービスは多くのバーチャルオフィスで行われていますが、さらにレンタルオフィスや作業スペースがある場合、作業スペースのスポット利用や、事業拡大に伴うレンタルオフィスへの切り替えなども可能になります。使い方や展望の広がりに差がつくので、働き方やキャリアビジョンに合わせて選んでいくことをおすすめします。
【おすすめ】
☑ワークスペースが不要 ☑固定費を最小限に抑えたい
すでにオフィスを持っていて、さらに別の住所が必要な方であれば、バーチャルオフィスが便利でしょう。ただし、前述の通り、許認可取得や法人設立時には様々な注意が必要です。
【使いこなし術】
☑名刺や請求書に掲載
→個人事業主、フリーランスや副業、または、該当エリアへの本格的な進出前の地盤作りで活用
住所や電話番号の基本情報をレンタルしつつ、電話/郵便物の受取・転送サービスを活用して、信用力を高めるとともに、ご自身のビジネスに集中できる環境を整えましょう。
オフィス形態は、会社の規模や業務内容や用途に合わせて選びましょう。
例えば「これから起業する」「すでに事業を行っているが、仕事専用のスペースを確保したい」「SOHOで自宅と事務所を兼用しているけれど、オフィスを独立させたい」という場合は、入居後にすぐ業務を開始できるレンタルオフィスを選ぶのが良いでしょう。また「業務上、取引先との打ち合わせが多い」という場合も、会議室を利用できるレンタルオフィスを借りるのがおすすめです。
その他に「業務スペースにこだわらず、会社として必要最小限の情報だけを得たい」という場合は、バーチャルオフィスを選ぶことで余計なコストがかかりません。
会社の規模や業務内容や用途を明確にし、理想的なオフィス形態を見つけましょう。
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
