会議だけではもったいない！！　貸会議室のメリットと有効活用法

16.02.02

 

 

Web通話やテレビ会議システムも便利ですが、多くの従業員・関係者が一堂に会して同じ空気のなかで情報や感覚を共有する従来形式の会議も有効性は高いものがあります。

 

さらに会議以外でも、社内外の参加者を対象としたセミナー、プレゼンテーション、採用試験／面接、商談、研修、そしてプロジェクトチームの共同作業など、さまざまなシーンで情報共有による有効性を挙げるときりがありません。

 

最近では貸し会議室を単に会議を開くためだけの空間としてではなく、上記のように有効活用されているケースが多くあります。今回は、そのような事例のポイントやメリットについてご紹介したいと思います。

 

 

良い会議室は「人が集まる・人と会う」ことの価値を高める

 

貸し会議室の主なニーズは、

 

・多くの人がひとつの場所に集まれる十分なスペースがある

・商談や面談など、重要な人と会うのにふさわしい環境や設備が整っている

 

という2点に集約できるでしょう。

 

 

また、これらに付随して、

 

・場所を知らない人でもスムーズに到達できるわかりやすさ・アクセスの良さ

・会議やイベントの内容、参加者にふさわしい会場のグレード

・マイク、プロジェクターなど、必要な設備・機器の準備

・参加者の集中力やモチベーションを高めるのに役立つ椅子・机・調度品

・受付、誘導、会場案内、ケータリングなどイベント運用を円滑にするサービス

 

などの要素が満たされている貸し会議室なら、時間とコストをかけて「人が集まる・人と会う」ことの価値を最大化し、かつコストに見合う十分な成果が得られるのではないでしょうか。

 

 

会議・ミーティングの質を高めるために

 

たとえば全国展開している企業様の全体会議やミーティングでは、同じ会社の社員同士とはいえ、ふだんは異なる地域で活動し、めったに顔を合わせることのないメンバーが集まります。

 

こういう会議に必要とされるスペースは、参加者全員がリラックスできる広さや集まりやすい立地も重要ですが、それにも増して、

 

・組織の一員であることを自覚し、誇りや帰属意識を高めるのにふさわしい雰囲気

・多くの参加者が混乱なく集合でき、会議をスムーズに進行できるロケーションとサービス

 

などが必要不可欠でしょう。

 

 

貸し会議室には、フォーマルで格調高い役員会議室や100名以上での利用が可能な大会議室、会場と遠隔地をテレビ電話で結べるテレビ会議室などさまざまなタイプのものがあります。このようなスペースを会議の規模や内容によって各タイプの会議室をうまく使いわけることにより、コストを最小限に抑えながら高品質な会議を開催していくことが可能になります。

 

また貸し会議室を活用することで、都心のターミナル駅である新宿や丸の内、渋谷など、超一流のランドマーク／シンボルタワーから大会議室の立地を選ぶことも可能になります。特に格式を重んじる会議や、会場の雰囲気が重要な意味を持つ株主総会、祝賀会などの用途でも貸し会議室を活用してみてはどうでしょうか。

 

貸し会議室によっては専門のサポートスタッフが常駐しており、会議に必要な機器の手配や会場へのご案内サービス、ケータリングサービスなど対応してくれます。会場の規模やグレード、ロケーション、運営ノウハウなど、これらを兼ね備えた貸し会議室なら多様なニーズに応えた質が高く充実した会議やミーティングを開催することができるでしょう。

 

 

 

セミナー・研修の内容を濃くする

 

 

 

貸し会議室は、各種セミナーや研修の場としても活用可能です。

 

選定のポイントとして会議室のレイアウトは島形式、スクール形式など参加者数や内容にあわせてレイアウト変更可能かどうかが大切な要素です。

 

またホワイトボードやマーカーなどを常備し、必要にあわせ液晶プロジェクターやディスプレイなどの貸し出しを行っているとより活用の幅が広がります。このようなサポートと設備により、内容の濃いセミナー・研修を開催することが可能になります。また、参加者のモチベーションや集中力の向上に対しても役に立つことでしょう。

 

なお近年、セミナーや研修の模様を動画に記録したり、インターネット放送などで配信したりといった用途で貸し会議室を利用するケースも増えてきています。このような場合は貸し会議室の内装や家具・調度品などデザインやグレードを選択のポイントに加えると、動画にした際に印象を大きく向上させることができます。

 

 

成功を招くプレゼンテーションの舞台として

 

重要な顧客をお招きし、自社の技術やサービスの優位性をアピールする。あるいは画期的な新製品の発表をする。こうしたプレゼンテーションの成否は、時としてビジネスの命運を左右することさえあります。このようなプレゼンテーションの舞台選びは、あらゆる企業にとって非常に重要な問題でしょう。

 

潤沢な予算やスタッフを投下して、展示会場や一流ホテルなどを利用したプレゼンテーションを行う企業も少なくありません。一方でハイグレードな役員会議室を利用して、魅力的なプレゼンテーションを展開される企業も少なくありません。

 

このようなケースでは、ロケーションや貸し会議室の内装といった要素に加え、受付スタッフはビジネスマナーを身につけているか、社会的地位の高い方々への応対にも慣れているかなどが重要です。必要に応じて秘書代行も依頼できるといいでしょう。

 

サービスのクオリティの高さが来場者の気分を安心させ、プレゼンテーションの格調や雰囲気を盛り上げるといった点も期待できます。またプレゼンテーションのほかにもメディア取材や採用面接の場として貸し会議室を活用するといった企業も多くあります。

 

 

まとめ

 

ご紹介したように貸し会議室は、会議・ミーティングのほか、株主総会、祝賀会などの行事、セミナー・研修、プレゼンテーション、メディア取材、採用面接など幅広い用途で、多くの企業や団体、フリーランスのビジネスマンなどに利用されています。

 

単に「会議室を貸す」というだけでなく、ビジネス空間とサポートを提供することで差別化をはかっている貸し会議室会社もあります。ご紹介した活用法以外にも、「このような用途で貸し会議室を利用できないか？」「このようなサポートやサービスを頼めないだろうか？」といったご相談があれば、気軽に相談してみると思わぬ用途が広がるかもしれません。

 

 

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